Jak wybrać profesjonalne biuro rachunkowe?

Biuro rachunkowe to instytucja, prowadząca działalność gospodarczą w zakresie kompleksowej obsługi księgowo-finansowej. Zaliczamy do niej bieżące rozliczenia rachunkowe, rozliczenia podatku VAT i PIT, rozliczanie składek ubezpieczeniowych, obsługę kadrową, przygotowywanie wniosków kredytowych, a także reprezentację klienta w urzędach i doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej. Biuro rachunkowe prowadzi księgi rachunkowe, sporządza sprawozdania finansowe i archiwizuje dowody księgowe. Jego działalność musi być zgodna z regulacjami prawnymi.

 

​​Wybór biura rachunkowego w 7 krokach

1. Sprawdź kompetencje pracowników biura. Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych mogą wykonywać osoby, które posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwa określone Ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Do 2014 roku usługi księgowe mogły świadczyć osoby z wykształceniem magisterskim lub podyplomowym w zakresie rachunkowości i 3-letnią praktyką w księgowości lub legitymujące się świadectwem egzaminu państwowego. Obecnie obowiązek ten został zniesiony, jednak warto wybrać biuro rachunkowe, zatrudniające wykwalifikowaną kadrę pracowników.
2. Zapytaj o posiadane certyfikaty. Profesjonalne biuro rachunkowe powinno posiadać certyfikaty, uprawniające do prowadzenia pełnej księgowości. Certyfikat stanowi potwierdzenie jakości świadczonych usług. Wato zwrócić w szczególności uwagę na posiadanie certyfikatu CIRF oraz Certyfikatu Księgowego. Certyfikat księgowy wydawany był do 2014 roku przez Ministerstwo Finansów i stanowił potwierdzenie zdania państwowego egzaminu kwalifikacyjnego lub odbytych studiów wyższych, a także posiadania kilkuletniego doświadczenia praktycznego.
3. Zweryfikuj ubezpieczenie OC. Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych nakłada obowiązek posiada ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Obejmuje ono szkody, wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością w wyniku błędu lub zaniechania. Minimalna kwota ubezpieczenia OC dla biura rachunkowego to 10.000 euro. Poszkodowany klient może domagać się wypłaty odszkodowania, jeżeli błąd popełniony przez księgowego naraził go na straty. Warto sprawdzić zakres ubezpieczenia – czy obejmuje ono tylko rozliczane księgi czy może dodatkowo utraconą dokumentację?
4. Oceń doświadczenie biura. Bardzo istotnym krokiem jest sprawdzenie doświadczenia biura rachunkowego i zapoznanie się z rekomendacjami klientów. Warto sprawdzić, jak długo biuro istnieje na rynku oraz czy cieszy się zaufaniem dotychczasowych usługobiorców. Przy okazji zwróćmy uwagę, czy biuro rachunkowe legitymuje się świadectwami odbytów kursów i szkoleń, co świadczy o chęci samokształcenia i bieżącego aktualizowania wiedzy. Klient powinien także dowiedzieć się, czy wybrane biuro rachunkowe posiada doświadczenie w świadczeniu usług na odległość. Często zdarza się tak, że nie ma możliwości fizycznego dostarczania dokumentów do biura. Czy biuro rachunkowe jest na to przygotowane? Sprawdźmy także, czy biuro rachunkowe jest zrzeszone w Stowarzyszeniu Księgowych oraz czy podlega ewidencji w Centrum Informacji Księgowej.
5. Zapoznaj się z zakresem świadczonych usług. Biuro rachunkowe powinno odpowiadać potrzebom klienta, dlatego przed dokonaniem wyboru warto zastanowić się nad swoimi oczekiwaniami. Ważne jest zapoznanie się z zakresem świadczonych usług. Sprawdźmy, czy w ofercie znajdziemy wszystkie interesujące nas usługi. Jest to szczególnie istotne, jeśli zależy nam na działaniach niestandardowych, jak pomoc w zatrudnianiu obcokrajowców, doradztwo przy zakładaniu firmy czy przedstawicielstwo leasingowe. Dodatkowo, sprawdźmy w jakim zakresie czasowym dostępni będą pracownicy i z jakimi firmami do tej pory współpracowało biuro. Warto umówić się na spotkanie wstępne i omówić z przedstawicielem najważniejsze kwestie, dotyczące współpracy oraz wyjaśnić wszelkie wątpliwości.
6. Poznaj poziom wdrożenia procedur RODO. Ustawa o ochronie danych osobowych ma na celu zwiększenie poziomu bezpieczeństwa informacji. Wdrożenie procedur RODO wiąże się z nałożeniem na administratora danych (w tym przypadku biuro rachunkowe) określonych obowiązków. Biuro rachunkowe musi zadbać o legalne przetwarzanie danych. Konieczne jest podpisanie z klientem umowy, dotyczącej powierzania danych osobowych. Przy tej okazji sprawdźmy także, w jaki sposób biuro archiwizuje nasze dokumenty i czy posiada legalne oprogramowanie komputerowe.
7. Przeczytaj umowę o świadczenie usług. To jeden z najważniejszych kryteriów wyboru dobrego biura rachunkowego. Na podstawie zapisów umowy będziemy mogli zorientować się, na jakiej zasadzie zaplanowana jest współpraca biznesowa i czy jej warunki nam odpowiadają. Sprawdźmy, jakie są procedury dostarczania dokumentów i szczegółowo przeanalizujmy cennik. W umowie powinny zostać zawarte nie tylko stawki za usługę, ale także termin dostarczania dokumentów i informowania o obowiązkach podatkowych. Umowa pomiędzy podatnikiem a biurem rachunkowym jest umową cywilnoprawną, ale pamiętajmy, że nie znosi ona odpowiedzialności administracyjno-podatkowej podatnika.